成都佰集鑫贸易有限公司管理人

文书和档案管理办法

为加强成都佰集鑫贸易有限公司管理人文书、档案管理，规范文书、档案管理流程，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国公司法》及公司破产清算相关法律规定，结合管理人工作实际，特制定本办法。

第一条 文书、档案是管理人从事业务活动的真实记录，反映管理人维护国家法律正确实施，维护债务人合法权益的情况，文书、档案管理是管理人的重要任务之一。

第二条 管理人实行纸制档案卷宗归档管理，同时建立电子档案并纳入档案管理范围。

第三条 管理人履行职务所形成的文件、材料应及时收集、分类立卷归档。

第四条 档案按年度和一案一卷、一卷一号原则立卷。

第五条 文书、档案立卷实行管理人负责人负责制。

第六条 管理人接受指定后，应首先将人民法院受理案件裁定书和指定管理人决定书作为入卷归档材料。

第七条 管理人履行职务过程中应注意收集保存有关材料。案件中使用的各种证明材料、往来公文、谈话笔录、调查记录等材料，都必须用钢笔、中性笔书写或打印，要求字体整齐、清晰。

第八条 提交人民法院、仲裁机构或有关部门的材料，承办人应将其副本或复印件入卷归档。

第九条 档案应按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、卷底的顺序排列。案卷内档案材料应按照工作程序的客观进程或时间顺序排列。

第十条 档案填卷宗目录，并使用阿拉伯数字逐页编序号、注明页次。两面有字的要两面编序号，页号位置位于材料正面右下脚、背面左下脚，无字页不编号。

第十一条 承办业务日期以人民法院指定日期为准；结案日期以清算事项办结之日为结案日。

第十二条 文书卷宗装订前要进一步整理：

（1）破损材料要修补或复制，复制件放在原件后面。

（2）字迹难以辨认的材料应当附上抄件。

（3）主要外文材料要翻译成中文附后。

（4）业务资料卷面为A4 纸，窄于或小于卷面的材料，要用纸张加衬底；大于卷面的材料，要按卷面大小折叠整齐。需附卷的信封要打开平放，邮票不要揭掉。

（5）卷内的所有金属物包括钉书钉要全部剔除干净。

（6）不要在卷内资料上人为涂画、标注。

第十三条 卷宗装订可以使用棉线绳装订，也可以使用其他合理美观方式装订。

第十四条 管理人配备专职或兼职档案员负责业务档案管理，并建立业务档案柜。

第十五条 管理人档案员的职责是：

(一)收集、整理、保管和统计管理人的档案和有关资料，编制《案卷目录》和必要的检索卡片，确保档案的完整和安全；

(二)档案员要熟悉所藏档案的情况，积极开展档案的利用工作，为管理人履行职务提供服务；

(三)指导、督促、检查管理人成员对文书档案的立卷和归档。

(四)档案管理人员严格遵守保密制度，并注意保护当事人隐私权及其他非公开信息。不得违反制度提供档案或扩大利用范围，不得泄露档案内容。

第十六条 文书档案在破产清算程序终结后应及时装订完毕。

第十七条 涉及国家机密、商业秘密、个人隐私案卷归档时应列为保密卷（必要时请相关管理部门或单位确定密级）保管。

第十八条 随卷归档的录音带、录相带等声像档案，应在每盘磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等，逐盘登记造册归档。

第十九条 对归档案卷，按年度顺序、类别、保管期限等排列编号，绝密案卷单独编号。

第二十条 同一案件由于其他原因形成几个案号的案卷，可以合并保管。合并保管原则是按时间顺序后卷随前卷保管。

第二十一条 在破产清算程序完全终结后，整理、检查文书材料，立卷归档。

管理人将在履行职务过程中形成的账册、文书等卷宗移交法院。

管理人将自己在执行职务过程中的全部工作底稿进行整理按照档案管理的要求进行归档管理。

第二十二条 本制度由管理人制定后即生效，最终解释权归管理人。

成都佰集鑫贸易有限公司管理人

2021年9月26日