宿迁市思北食品有限公司

清算组档案管理制度

一、 总则
　　宿迁市思北食品有限公司清算各项档案资料是清算活动中不可缺少的要素。为规范清算管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
　　1、凡清算清算组各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期提交备份，从而保证清算档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。
　　2、清算清算组档案部门负责清算档案管理、文书立卷的工作，并对清算档案管理工作进行监督、指导。

　二、归档范围
　　1、凡是反映清算工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。
　　2、清算清算组申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料
　　3、清算清算组形成的文件材料；
　　4、清算清算组业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）
　　5、政府、项目批文、合同；
　　6、清算公司有效证照、证件、印章；
　　7、具有法律效力及保存价值的文件；
    8、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的资料。

三、立卷归档要求
　　1、清算清算组档案清算组应即时做好档案归档分类保管；

2、清算清算组员应及时向档案清算组移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。
　　3、各部门提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待会计师事务所档案管理员签收后各留存一联清单备查。
　　4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
　　（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
　　（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。
　　（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；
　　（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
　　（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。
　　（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
　　四、 档案保管期限
　　1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。
　　2、确定清算档案保管期限的原则
　　凡是反映清算工作主要职能活动和基本历史面貌的，对本清算工作有长远利用价值的档案均应分类保管。

五、档案保密级别
　　1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议核定密级。
　　2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经清算组负责人批准。

　六、档案的借阅
　　1、管理组成员因工作需要，借阅业务档案需经负责人批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。
　　2、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。
　　3、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经清算清算组负责人批准。
　　5、有密级的档案调阅、复制时均需清算清算组负责领导批准。
　　6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。
　　7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。
　　8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。
　　七、电脑档案的管理
　　1、 所有人员使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。
　　　　八、档案的鉴定与销毁
　　1、会计师事务所人事部门定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。
　　2、档案鉴定工作由会计师事务所人事部门主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。
　　3、档案材料鉴定小组审定，并经会计师事务所负责人批准后，方可销毁。
　　4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。
　　九、罚则
　　1、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。
　

宿迁市思北食品有限公司清算组

    2024年1月12日