云南南华查姆农土特产综合开发有限公司管理人

档案管理制度

（2021）云 2324 破 3 号

云南省南华县人民法院于2021年11月4日裁定受理云南南华查姆农土特产综合开发有限公司破产清算，并于2022年2月7日指定北京盈科（昆明）律师事务所担任管理人开展破产清算工作。

为确保破产清算工作的顺利推进，特建立查姆公司破产清算档案管理制度，以有效地保护和利用档案。

    第一条 本制度所称档案，是指查姆公司在生产、经营、管理活动中形成的，与本次破产清算工作有关的，各类具有保存价值，应当归档保存的文字、图表、声像等各种形式的信息、资料等，以及管理人履职过程中形成的各种材料。

第二条 破产清算档案管理体制

1.本制度所称档案管理，是指由管理人指定其工作人员统一管理公司各类与本次破产清算相关的档案（会计档案除外）。

2.破产清算期间，公司原档案文件中需由管理人保管的，由公司移交管理人指定的专人负责保管。公司应当制作移交清单，交管理人确认后，双方在该清单上签字，办理移交手续。

公司未移交管理人保管的档案，由公司继续保管，同时须向管理人提供档案清册，并维护档案的完整与安全。

3.破产清算期间形成的档案，由管理人指定专人保管，并负责档案整理工作。

第三条 立卷归档制度

管理人接收的公司原档案（会计档案除外）及破产清算期间形成的档案，按如下规定立卷归档：

1.归档范围：凡是对本次庭前重组具有考查利用价值的公司档案材料，包括但不限于公司债权债务相关文件，与法院及各方当事人的往来函件（含传真、电子邮件等）、报告、单据，以及工作日记、照片等各种形式、载体的档案文件、信息等。

（1）管理人需接收归档的公司原档案如下：

①查姆公司行政管理、生产技术管理、经营管理类档案。

②属查姆公司所有的知识产权、设施设备、房屋、土地等各类资产的档案。

③查姆公司名牌产品、获奖产品及专有技术产品档案。

④查姆公司职工档案中在职及离、退休人员档案，死亡职工档案，技术骨干、劳动模范、有突出贡献的人员档案。职工有接收单位的，其本人档案由接收单位管理的除外。

⑤查姆公司债权债务相关档案。

⑥对查姆公司破产清算具有考查利用价值的公司其他档案。

（2）破产清算过程中形成材料的归档范围如下：

①查姆公司或债权人向人民法院递交的破产申请材料。

②人民法院下达的民事裁定书、决定书、公告等法律文书资料。

③债权申报及审查材料。

④审计、评估报告。

⑤债权人会议资料。

⑥各行政职能部门注销相关证照、质押、抵押手续。

⑦管理人执行职务过程中形成的相关材料、票据等。

⑧其他应当保存的资料、文件等。

2.查姆公司原档案的收集：需由管理人保管的档案，查姆公司应按约定期限及程序，将纸质档案移交管理人指定人员。公司移交的纸质档案材料，有原件必须提供原件，无原件则提供复印件，同时注明“原件与复印件一致”并加盖公章予以确认。公司移交纸质档案的同时，应向管理人提交对应的电子档案，包括纸质档案扫描件及该档案未签章的原始word或excel等版本文件（如有）。

3.归档时间：

（1）管理人接收的公司原档案：移交后即安排人员统一归挡。

（2）破产清算期间形成的档案：凡是有法律效用的文件材料，获得且生效后立即归档；凡是保密性质的文件，随时形成，随时归档。

4.归档要求：

（1）材料完整齐全。

（2）系统、条理、保持内在有机联系：

凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值；文件分类准确、立卷合理，并编制档案附录。

（3）立卷时，应将同一事情的相同或相关文件，如文件的正件与附件、印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。

（4）在进行卷内文件排列时，应统一有序进行：

①同一事情的相同或相关文件，比如：正件与附件，应正件在前附件在后；印件与定稿，应印件在前定稿在后；请示与批复，应请示在前批复在后等。

②其他文件，则按时间先后顺序及内在逻辑关联程度，合理排序。

第四条 档案存放要求

1.管理人设立专用文件柜，统一保存相关纸质档案。

2.所有纸质档案，均须扫描形成电子版，同时拷贝至网盘或U盘中进行备份。

其中，债权申报文件坚持“谁接收、谁扫描、谁登记”的原则，在股那里人档案管理人员编号以后，由债权申报文件的接收人负责扫描形成电子版，拷贝至网盘或U盘。

第五条 档案使用

1.管理人成员及相关工作人员因工作需要，拟调阅由管理人专人保管的纸质版档案的，均须先报请管理人负责人或其授权代表审批同意，再填写纸质版档案借阅登记表。

2.上述纸质版档案原则上不外借，管理人成员及相关工作人员以外的其他人员、公司或机构等因工作需要，可向管理人申请借阅相关电子档案，程序为首先提出借阅申请，报请管理人负责人或其授权代表审批确认是否允许借阅；允许借阅的，该借阅人员、公司或机构，须填写电子版档案借阅登记表，必要时，还应按管理人要求签署保密协议。

3.借阅人借阅档案均应严格依规申请并登记，并对所借阅的档案履行保密义务，除非法律另有规定或经管理人同意，严禁将档案提供给无关第三方。借阅纸质版档案的，借阅人应在经审批同意借阅期限内应及时归还。

第六条 本制度由查姆公司管理人制定和解答，自2022年2月16 日起实施。

云南南华查姆农土特产综合开发有限公司管理人

                                2022年2月16日